หาก “งานธุรการ” เป็นอีกหนึ่งในงานในฝันของคุณ ซึ่งปฏิเสธไม่ได้เลยว่า งานแผนกนี้มักจะเป็นส่วนหนึ่งของหลายๆบริษัท ที่ต้องจัดการและดูแลรายละเอียดทุกอย่างตั้งแต่เรื่องที่มีดีเทลเล็กๆไปจนถึงงานสเกลใหญ่ๆของบริษัท ซึ่งใครที่อยากสมัครงานนี้ไม่ว่าจะเป็นเด็กจบใหม่หรือคนที่มีประสบการณ์แล้วก็ตาม ควรจะดูตามเช็คลิสต์นี้ก่อนว่ามีครบหรือไม่ เพื่อคุณสมบัติการเป็นฝ่ายธุรการที่ดีที่ใครๆก็ต้องการตัวกันเถอะ

1.ทักษะการประสานงานต้องเด่น

                เรียกได้ว่างานนี้ โดดเด่นเรื่องการประสานงาน เพราะเป็นฝ่ายที่จะต้องประสานกับทุกฝ่ายตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดเล็ก กลาง หรือไปจนถึงองค์กรใหญ่ ก็ล้วนแต่ต้องอาศัยฝ่ายธุรการในการขับเคลื่อนบริษัทในการประสานงานจากอีกฝ่ายไปยังอีกฝ่ายเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายและจุดประสงค์ที่ต้องการนั้นๆ ดังนั้น ต้องมีความคล่องแคล่ว และว่องไวในการประสานงาน นอกจากนี้ ยังต้องอาศัยวาทะศิลป์ในการเจรจาอีกด้วย

2.โปรแกรมพื้นฐานต้องแม่น

                โปรแกรมที่มักจะใช้ในการทำงานนั้น มักรวมไปถึง Microsoft Word, Microsoft Excel, Power Point โดยเฉพาะการลงโปรแกรมต่างๆ หรือการคำนวณต่างๆ และโปรแกรมที่ช่วยในการประชุมต่างๆ เช่น  Zoom, Skype ,Google Meet รวมไปถึงโปรแกรมในการรับ ส่ง E-mail ที่ต้องใช้อยู่ตลอด ดังนั้น หากอยากเป็นฝ่ายธุรการที่ใครๆก็ต้องการตัว ต้องฝึกฝนโปรแกรมเหล่านี้ให้คล่องแคล่วกันด้วย

3.ทักษะการจัดการ

                เพราะสกิลนี้มาคู่กับงานธุรการเสมอ ทั้งต้องจัดการการสื่อสารภายในองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการทำงานทั้งที่บริษัท และออนไลน์ ต้องสางแผนการจัดการทั้งระบบการทำงานภายในองค์กร  การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย หรือการใช้ระบบออนไลน์เข้ามาช่วยจัดการ ทั้งการวางแผนตารางงานต่างๆ ดังนั้น ต้องบริหารจัดการให้การทำงานราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4.มนุษยสัมพันธ์เป็นเลิศ

                ทักษะความมีมนุษยสัมพันธ์เป็นเลิศนี่เป็นทักษะที่สำคัญในการทำงานธุรการ เนื่องจากต้องจัดการประสานงานกับคนในองค์กรทุกแผนก ดังนั้น แต่ละฝ่ายแต่ละแผนกก็ล้วนมีผู้คนต่างเพศ ต่างวัย และต่าง generation การทำความเข้าใจตนเอง และการทำความเข้าใจคนอื่นในองค์กรจึงจำเป็น เพราะต่างคน ต่างอารมณ์ และบุคลิคภาพ การสร้างมนุษยสัมพันธ์จึงเป็นเรื่องที่สำคัญที่ฝ่ายธุรการจำเป็นต้องมี เพราะจะสร้างบรรยากาศการทำงานให้ดีและทำให้ทุกคนมีความสุขร่วมกันได้นั่นเอง

5.ทักษะภาษาต้องมี

                เนื่องจากการติดต่อทั้งในและนอกองค์กรนั้น ล้วนต้องใช้ภาษาอังกฤษได้เป็นพื้นฐาน ทั้งภาษาอังกฤษในโปรแกรม อีเมล รวมไปถึงการใช้ภาษาอังกฤษในการติดต่องานกับบริษัทต่างชาติ ดังนั้น หากมีทักษะภาษาอังกฤษที่ดี การติดต่อสื่อสารก็จะเป็นไปได้ง่ายขึ้น ยิ่งได้ภาษาที่ 3 หากเป็นองค์กร Multi-culture ที่มีคนทำงานเป็นชาวต่างชาติเยอะก็ยิ่งได้เปรียบ

                ทั้ง 5 ข้อนี้ ก็อย่าลืมเช็คดูก่อนจะเริ่มสมัครงานตำแหน่งธุรการกัน เพราะหากมีคุณสมบัติเหล่านี้เชี่ยวชาญมากเท่าไหร่ รับรองว่าโอกาสการได้งานธุรการในองค์กรที่ฝันใฝ่ก็เป็นไปได้แน่นอนค่ะ