เป็นอีกหนึ่งอาชีพที่หลายคนคุ้นเคย สำหรับงาน “Admin” ที่เป็นตำแหน่งยอดนิยมในแทบทุกธุรกิจ งาน Admin (แอดมิน) ย่อมาจาก Administrator ที่หมายถึง ผู้ดูแลและประสานงาน รวมทั้งจัดการเอกสารต่าง ๆ เรียกง่ายๆ ว่า ฝ่ายธุรการ มีหน้าที่เป็นฝ่ายสนับสนุนการทำงานของแผนกต่าง ๆ ในบริษัท แม้จะดูเป็นงานพื้นฐานที่ใครก็ทำได้ แต่จริง ๆ แล้วผู้ที่จะมาครอบครองตำแหน่ง Admin จำเป็นต้องมาพร้อมคุณสมบัติต่าง ๆ มากมายกว่าที่คิด นอกจากนี้ ตำแหน่ง Admin ยังแบ่งแยกย่อยไปตามลักษณะงานหลายรูปแบบ ใครกำลังสนใจงานนี้ เรารวบรวม “10 ข้อควรรู้สำหรับทำงาน Admin” มาให้เตรียมพร้อมทั้งกายและใจเพื่อเป็นสุดยอด Admin ต่อไปในอนาคต

รวม 10 ข้อควรรู้เพื่อเตรียมพร้อมในการทำงาน Admin

1)  จริง ๆ แล้ว Admin ทำหน้าที่อะไร

               Admin คือผู้ที่ทำหน้าที่ดูแล จัดการ ประสานงาน ซัพพอร์ตการทำงานของฝ่ายนั้น ๆ ให้เป็นไปอย่างสะดวกและราบรื่นยิ่งขึ้น พูดง่าย ๆ ว่าเป็นตำแหน่งพื้นฐานที่สำคัญของบริษัทและองค์กรต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการประสานกับกับฝ่ายอื่น ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ดูแลจัดการและจัดเก็บเอกสาร จัดเตรียมการประชุม ไปจนถึงเป็นผู้ช่วยสนับสนุนด้านการขาย ขอบเขตงานของแอดมินอาจจะดูกว้าง แต่ก็ไม่ใช่งานง่าย เพราะเต็มไปด้วยรายละเอียดที่ต้องใส่ใจเป็นพิเศษแทบทุกจุด

2)  Admin ทำงานในฝ่ายไหนบ้าง

               Admin ไม่ได้มีแค่ในฝ่ายธุรการเท่านั้น แต่ยังแทรกซึมอยู่ในหลายแผนก อาทิเช่น
แอดมินฝ่ายบุคคล (HR) ที่ต้องรับผิดชอบการจัดเก็บและบันทึกข้อมูลพนักงาน อำนวย
ความสะดวกในการประชุมประสานงานกับองค์กรที่เกี่ยวข้อง เช่น ประกันสังคม องค์กรด้านกฎหมาย เป็นต้น  แอดมินฝ่ายขาย (Sales) ทำหน้าที่สื่อสารและประสานงานกับลูกค้าเพื่อสนับสนุนและช่วยให้พนักงานขายปิดการขายได้อย่างราบรื่น อาทิ จัดทำใบเสนอราคา ตอบข้อความหรือคอยรับสายลูกค้า สนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการขาย แอดมินฝ่ายการตลาด (Marketing) ที่มาพร้อมหน้าที่ช่วยดูแลวางแผนการตลาดหรือสื่อโฆษณาต่าง ๆ ค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูลทางการตลาด นำเสนอข้อมูลแก่ลูกค้า ไปจนถึงประสานงานการจัดงานอีเวนต์ต่าง ๆ

3)  อยากเป็น Admin ต้องเรียนจบอะไร

               จริง ๆ อาชีพแอดมินไม่ได้มีหลักสูตรเฉพาะตายตัว ขึ้นอยู่กับความสามารถและ
ความถนัดตามหน้าที่ต่าง ๆ เหล่านี้มากกว่า แต่หากพูดถึงสาขาวิชาเรียนที่เกี่ยวข้องส่วนใหญ่จะค่อนข้างสอดคล้องกับคณะบริหารธุรกิจ สาขาการตลาด สาขาการจัดการ สาขาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ และสาขาเทคโนโลยีการสื่อสาร

4)  คุณสมบัติที่ Admin ต้องมี

               นอกจากความรู้พื้นฐานการการจัดการดูแลต่าง ๆ แล้ว สิ่งสำคัญที่คนอยากเป็น
แอดมินต้องมีคือ ความละเอียดรอบคอบ มีสติ รู้จักคิดวิเคราะห์วางแผนงานอย่างเป็นระบบ สามารถรับมือกับการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า มีวุฒิภาวะ และมีทัศนคติเชิงบวก เพราะต้องทำงานกับผู้คนหลากหลายฝ่าย รวมไปถึงลูกค้าที่มาซื้อสินค้าและบริการ ควรเป็นคนมีใจรักการบริการ การให้ความช่วยเหลือผู้คน และมีมนุษยสัมพันธ์ดี

5)  Social Media Admin คืออะไร

               เรียกว่าเป็นตำแหน่งยอดนิยมแห่งยุค สำหรับ Social Media Admin หรือผู้ดูแล
โซเชียลมีเดียช่องทางต่าง ๆ อาทิ Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, TikTok ฯลฯ โดยจะต้องดูแลภาพรวมสื่อสังคมออนไลน์ขององค์กรเพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดี เพิ่มยอดขาย และบริการลูกค้า (ทั้งก่อนและหลังการขาย) เรียกได้ว่าเป็นตัวแทนของแบรนด์เลยก็ว่าได้ หน้าที่หลัก ๆ ของ Social Media Admin คือ วางแผนและลงคอนเทนต์ต่าง ๆ เพื่อส่งเสริม
ภาพลักษณ์ของแบรนด์ วิเคราะห์และคอยตรวจสอบฟีดแบ็กต่าง ๆ ของคอนเทนต์ที่นำเสนอไป ตอบข้อความพูดคุยกับลูกค้าเพื่อสร้างการปฏิสัมพันธ์ ไปจนถึงแก้ไขสถานการณ์เฉพาะหน้าที่เกินขึ้นในโซเชียลมีเดียทุกช่องทาง

6)  คุณสมบัติที่ Social Media Admin ต้องมี

               สำหรับเจ้าของตำแหน่ง Social Media Admin นอกเหนือจากทักษะแบบแอดมิน
ทั่วไปแล้ว คุณสมบัติสำคัญที่ต้องพกพามาด้วยคือ ใช้ภาษาในการสื่อสารได้อย่างชัดเจน เข้าใจง่าย กระชับตรงจุด เป็นคนรอบรู้ ติดตามข่าวสาร ทันทุกสถานการณ์และกระแสต่าง ๆ
ในโลกออนไลน์ สามารถแก้ไขปัญหาในเวลาเร่งด่วน และต้องพร้อมรับมือกับความเห็นของชาวเน็ตได้เป็นอย่างดี อีกทั้งควรเป็นคนมีสติและรอบคอบในการทำงานอยู่เสมอ เพราะตำแหน่งนี้ถือว่าเป็นตัวแทนและภาพลักษณ์ของแบรนด์เลยทีเดียว ความผิดพลาดของ
แอดมินอาจส่งผลให้องค์กรเกิดความเสียหายเกินกว่าจะคาดคิดได้

7)  แล้ว Social Media Admin ต่างกับ Web Admin อย่างไร

               พูดรวม ๆ เนื้องานของทั้งสองตำแหน่งอาจคล้ายคลึงกัน หากแต่ตำแหน่ง Web Admin มีหน้าที่คล้าย Web Content คือ จัดการเนื้อหาในเว็บไซต์ เปรียบเสมือนนักเขียนและบรรณาธิการ (Editor) ที่เขียนคอนเทนต์ เพิ่ม ลบ และจัดการข้อมูล รวมทั้งยังต้องคอยติดตามสถิติและวิเคราะห์พฤติกรรมของผู้เข้าชมเว็บไซต์ เพื่อนำปรับปรุงเว็บไซต์ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ในขณะที่ Social Media Admin จะดูแลสื่อโซเชียลมีเดียเป็นหลัก คอยตอบคอมเมนท์และข้อความเพื่อสร้างปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าบนสื่อสังคมออนไลน์ต่าง ๆ บางองค์กรจะแยกตำแหน่งแอดมินทั้งสองอย่างชัดเจน แต่บางองค์กรอาจควบรวมทั้งสองตำแหน่งในคน ๆ เดียวกันได้

8)  Web Admin ต้องสร้าง/เขียนเว็บไซต์เป็นไหม

               Web Admin ไม่จำเป็นต้องสร้าง/ เขียนเว็บไซต์เป็นด้วยตัวเอง แต่ก็ควรมีความรู้ความเข้าใจในระบบการทำงานของเว็บไซต์ ทั้งหน้าบ้านและหลังบ้าน เพื่อให้การทำงานดูแลจัดการเว็บไซต์เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

9)  คุณสมบัติที่ Web Admin ต้องมี

               นอกเหนือคุณสมบัติพื้นฐานแล้ว ผู้ทำหน้าที่ Web Admin ควรมีความรู้พื้นฐานในการใช้งานเว็บไซต์และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆ สามารถสร้าง/ ปรับแต่งรูปภาพและงานกราฟฟิกขั้นพื้นฐาน รวมไปถึงความรู้ความสามารถเกี่ยวกับ SEO การใช้งานเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลเว็บไซต์และ Search Engine ต่าง ๆ

10)  โอกาสเติบโตของสายงาน Admin

               หลายคนอาจจะคิดว่าตำแหน่งธุรการหรือแอดมินฝ่ายต่าง ๆ ดูเป็นงานที่ไม่ค่อยมีโอกาสเติบโตก้าวหน้ามากนัก แต่จริง ๆ แล้วความรู้พื้นฐานต่าง ๆ ของตำแหน่งนี้สามารถนำไปต่อยอดสู่อาชีพอื่น ๆ ได้หลากหลายเช่นกัน โดยอาจจะต้องศึกษาหาความรู้เพิ่มเติม ไปลงเรียนหรืออบรมพัฒนาตัวเองเพื่อก้าวไปสู่สายงานใหม่ ๆ อาทิ พนักงานขาย เจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาด หัวหน้าฝ่ายบุคคล เลขานุการผู้บริหาร หรือพนักงานบัญชีแบบเต็มตัว

               ใครสนใจงาน Admin แบบนี้ ลองเข้าไปค้นหาตำแหน่งดี ๆ จากบริษัทและองค์กรมากมาย ได้ที่ www.jobtopgun.com หรือไปอ่านรีวิวบริษัทชั้นนำต่าง ๆ เพื่อทำความรู้จักบริษัทให้ดียิ่งขึ้นได้ที่ www.yousayhrsay.com