คำบรรยายลักษณะงานตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บัญชี และ การจัดการ
Job Description of Accounting and Administration
ขอบเขตงานรับผิดชอบ ส่วนที่ 1 : บัญชี (Accountant)
หน้าที่และความรับผิดชอบ:
1. การจัดทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย:
o บันทึกและจัดการรายการรายรับ-รายจ่ายของบริษัทอย่างถูกต้องและครบถ้วน
o จัดทำเอกสารทางบัญชี เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี
2. การตรวจสอบและกระทบยอดบัญชี:
o ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทางบัญชี
o กระทบยอดบัญชีธนาคารและบัญชีลูกหนี้-เจ้าหนี้
3. การจัดทำรายงานทางการเงิน:
o จัดทำงบการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด มีความถูกต้อง 90%
o วิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินเพื่อช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร
4. การจัดการภาษี:
o จัดเตรียมและยื่นแบบภาษีต่าง ๆ เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แบบ ภพ30 และภาษีหัก ณ ที่จ่าย
o ติดตามและอัปเดตกฎหมายภาษีเพื่อให้บริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนด
5. งานด้านเอกสารและการบริหารจัดการอื่น ๆ:
o ดูแลการจัดเก็บเอกสารบัญชีให้เป็นระเบียบและค้นหาได้ง่าย
o ประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชีหรือกรมสรรพากร
ขอบเขตงานรับผิดชอบ ส่วนที่ 2 : คลังสินค้า (Warehouse Staff)
หน้าที่และความรับผิดชอบ:
1. การจัดการสินค้าในคลัง:
o รับสินค้า ตรวจสอบจำนวนและคุณภาพสินค้าให้ตรงกับใบสั่งซื้อ
o จัดเรียงสินค้าในคลังให้เป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหา ตามหลัก 5s , กำหนดรหัส SKU
2. การควบคุมสต็อกสินค้า:
o บันทึกข้อมูลการรับ-จ่ายสินค้าในระบบคลังสินค้า
o ตรวจนับสต็อกสินค้าอย่างสม่ำเสมอและรายงานผลการตรวจนับรายสัปดาห์
o ป้องกันการสูญหายหรือความเสียหายของสินค้า
3. งานด้านเอกสาร:
o จัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบรับสินค้า ใบส่งสินค้า และรายงานคลังสินค้า
o บันทึกข้อมูลการเคลื่อนไหวของสินค้าในระบบให้ถูกต้องและทันเวลาในการวางแผนจัดซื้อ
ขอบเขตงานรับผิดชอบ ส่วนที่ 3 : เจ้าหน้าที่จัดซื้อ (Purchasing Officer/Procurement Officer)
หน้าที่และความรับผิดชอบ:
1. วางแผนและดำเนินการจัดซื้อสินค้า/บริการ:
o สำรวจความต้องการสินค้าและวัตถุดิบของแต่ละแผนก
o ค้นหา เปรียบเทียบ และคัดเลือกผู้จำหน่าย (Suppliers) ที่เหมาะสมในด้านคุณภาพ ราคา และระยะเวลาจัดส่ง
o เจรจาต่อรองราคากับผู้ขายเพื่อให้ได้ราคาที่คุ้มค่าที่สุด
2. การจัดการคำสั่งซื้อ (Purchase Order):
o จัดทำใบสั่งซื้อ (Purchase Order) และติดตามการยืนยันจากผู้ขาย
o ตรวจสอบเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้ถูกต้อง เช่น ใบเสนอราคาและใบส่งสินค้า
3. ติดตามการส่งมอบสินค้า:
o ประสานงานกับผู้ขายเพื่อให้การจัดส่งตรงตามกำหนดเวลา
o ตรวจสอบคุณภาพและปริมาณของสินค้าที่รับเข้ามาให้ตรงกับคำสั่งซื้อ
4. การจัดการข้อมูลและเอกสาร:
o บันทึกข้อมูลการจัดซื้อในระบบหรือฐานข้อมูลของบริษัท
o จัดทำรายงานเกี่ยวกับการจัดซื้อ เช่น ค่าใช้จ่าย การเปรียบเทียบราคาหรือสถานะคำสั่งซื้อ
5. ประสานงานกับหน่วยงานภายในและภายนอก:
o ติดต่อและประสานงานกับฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายผลิต และผู้จำหน่ายเพื่อให้กระบวนการจัดซื้อดำเนินไปอย่างราบรื่น
o แก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ เช่น การส่งของล่าช้าหรือคุณภาพสินค้าไม่ตรงตามที่กำหนด
6. วางแผนการจัดซื้อเพื่อประหยัดต้นทุน:
o ศึกษาแนวโน้มราคาตลาดเพื่อปรับกลยุทธ์การจัดซื้อ
o สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ขายเพื่อการเจรจาต่อรองที่มีประสิทธิภาพ
ขอบเขตงานรับผิดชอบ ส่วนที่ 4 : เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR Officer)
หน้าที่และความรับผิดชอบ:
1. การบริหารงานบุคคล:
o จัดทำและดูแลสัญญาจ้างงาน บันทึกประวัติพนักงาน และเอกสารที่เกี่ยวข้อง
o ดูแลการปรับเลื่อนตำแหน่ง การประเมินผลการปฏิบัติงาน และการต่ออายุสัญญาจ้าง
o ควบคุมการบันทึกเวลาทำงาน การขาด ลา มาสาย และการทำงานล่วงเวลา
2. การพัฒนาบุคลากร:
o วางแผนและจัดอบรมพัฒนาทักษะและความรู้ให้กับพนักงาน ร่วมกับผู้จัดการ
o ประเมินผลการฝึกอบรมและติดตามความก้าวหน้าของพนักงาน
3. งานด้านค่าตอบแทนและสวัสดิการ:
o จัดทำเงินเดือน ค่าล่วงเวลา และจัดการเรื่องประกันสังคม ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
o ดูแลและประสานงานเรื่องสวัสดิการ เช่น ประกันสุขภาพ วันลาพักร้อน และสวัสดิการอื่น ๆ
4. การดูแลความสัมพันธ์ในองค์กร:
o สร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างพนักงานและฝ่ายบริหาร
o จัดกิจกรรมเสริมสร้างความสัมพันธ์ในองค์กร เช่น งานเลี้ยงประจำปีหรือกิจกรรมพิเศษ
5. การปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน:
o ตรวจสอบและดำเนินการให้บริษัทปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานอย่างถูกต้อง
o ดูแลกรณีข้อร้องเรียนและปัญหาทางวินัย
ขอบเขตงานรับผิดชอบ ส่วนที่ 5 : เจ้าหน้าที่เอกสารทางราชการ (Government Documents Officer)
หน้าที่และความรับผิดชอบ:
1. การจัดทำเอกสารราชการ:
o จัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทางราชการ เช่น หนังสือราชการ ใบอนุญาต และเอกสารการยื่นคำร้อง
o ตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนของเอกสารก่อนการส่ง
2. การประสานงานกับหน่วยงานราชการ:
o ติดต่อและประสานงานกับหน่วยงานราชการ เช่น การขออนุญาต การยื่นคำร้อง หรือการขอรับเอกสารต่าง ๆ
o ติดตามผลและสถานะของการดำเนินงานในหน่วยงานราชการ
3. การจัดเก็บและดูแลเอกสาร:
o จัดเก็บเอกสารทางราชการให้เป็นระเบียบเรียบร้อยและสามารถค้นหาได้ง่าย
o อัปเดตและดูแลฐานข้อมูลเอกสารให้ทันสมัยและถูกต้อง
4. การให้คำปรึกษาและคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารราชการ:
o ให้คำปรึกษาเกี่ยวกับกระบวนการจัดเตรียมเอกสารที่ถูกต้องตามกฎระเบียบของหน่วยงานราชการ
o ให้คำแนะนำแก่พนักงานหรือหน่วยงานภายในเกี่ยวกับการดำเนินการเอกสารที่เกี่ยวข้อง
5. การติดตามกฎหมายและระเบียบใหม่ ๆ:
o ติดตามและศึกษาเกี่ยวกับกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับใหม่ที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสารราชการ
o อัปเดตข้อมูลและแนะนำการเปลี่ยนแปลงที่อาจมีผลกระทบต่อองค์กร
6. การตรวจสอบและแก้ไขปัญหา:
o ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่ส่งไปยังหน่วยงานราชการ
o แก้ไขปัญหาหรือติดตามเอกสารที่อาจเกิดข้อผิดพลาดหรือล่าช้า