Executive Assistant of Sales Local (Battery) Director

Job Purpose :
The Executive Secretary of Sales Local (Battery) Director is responsible for providing comprehensive administrative and operational support to the Sales Local (Battery) Director. This role ensures the smooth functioning of daily operations, including managing schedules, organizing meetings, handling communications, coordinating travel arrangements, and preparing sales reports. The position requires a high degree of professionalism, organizational skills, and the ability to manage multiple tasks efficiently.

วัตถุประสงค์ของตำแหน่ง : 

เลขาผู้บริหารฝ่ายขายในประเทศ (แบตเตอรี่) รับผิดชอบในการให้การสนับสนุนด้านการบริหารจัดการและการดำเนินงานประจำวันแก่ผู้บริหารฝ่ายขายในประเทศ (แบตเตอรี่) โดยรวมถึงการจัดการตารางการนัดหมาย การประชุม การจัดการการเดินทาง และการเตรียมรายงานการขาย ตำแหน่งนี้ต้องการทักษะด้านการจัดการ การสื่อสาร และความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

Responsibilities :

1.Administrative Support
-Manage the Sales Director’s calendar and appointments to ensure efficient time management.

-Screen and prioritize communications (emails, phone calls, etc.) for the Sales Director.

-Prepare and proofread internal and external communications, including emails, reports, and presentations.

-Maintain organized filing systems for sales documents, reports, and contracts.

2.Sales Support

-Prepare sales reports, presentations, and meeting materials for the Sales Director.

-Track sales performance and key performance indicators (KPIs) for the team.

-Assist in managing customer relationships and communicate with clients as directed.

-Coordinate internal and external sales meetings, conferences, and events.

3.Travel and Logistics

 -Coordinate travel arrangements for the Sales Director, including booking flights, hotels, and transportation.

 -Prepare itineraries and ensure all necessary documentation is ready for business trips.

 -Accompany the Sales Director on business trips as necessary to assist in meetings and on-site visits.

4.Meeting Coordination

 -Schedule and coordinate meetings, including preparing agendas, taking meeting notes, and following up on action items.

 -Organize and manage logistics for sales team meetings, client meetings, and other departmental events.

5.Miscellaneous Duties

 -Handle confidential and sensitive information with discretion.

 -Support the team in daily operations and collaborate with other departments as needed.

 -Assist with ad-hoc tasks, projects, and other responsibilities assigned by the Sales Director.

หน้าที่ความรับผิดชอบ :

1.การสนับสนุนด้านการบริหาร

 -จัดการตารางการนัดหมายและการประชุมของผู้บริหารฝ่ายขายในประเทศ (แบตเตอรี่) เพื่อให้การจัดการเวลามีประสิทธิภาพ

 -คัดกรองและจัดลำดับความสำคัญของการสื่อสาร (อีเมล โทรศัพท์ ฯลฯ) สำหรับผู้บริหาร

 -เตรียมและตรวจทานเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น อีเมล รายงาน และการนำเสนอ

 -รักษาระบบการจัดเก็บเอกสารที่มีระเบียบ เช่น เอกสารรายงานและสัญญาต่าง ๆ

2.การสนับสนุนด้านการขาย

 -เตรียมรายงานการขาย การนำเสนอ และเอกสารสำหรับการประชุม

 -ติดตามผลการดำเนินงานของฝ่ายขายและตัวชี้วัดผลการทำงาน (KPIs)

 -ช่วยดูแลความสัมพันธ์กับลูกค้าและประสานงานการสื่อสารระหว่างลูกค้าและผู้บริหาร

 -ประสานงานการประชุมภายในและภายนอก เช่น การประชุมของทีมขายและลูกค้า

3.การจัดการการเดินทางและโลจิสติกส์

 -ประสานงานการเดินทางของผู้บริหารฝ่ายขายในประเทศ (แบตเตอรี่) เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน โรงแรม และการขนส่ง

 -จัดเตรียมแผนการเดินทางและเอกสารที่จำเป็นสำหรับการเดินทางธุรกิจ

 -เดินทางร่วมกับผู้บริหารในบางกรณีเพื่อช่วยในการประชุมและการเยี่ยมลูกค้า

4.การประสานงานการประชุม

 -จัดการประชุมรวมถึงการเตรียมวาระการประชุม การจดบันทึกการประชุม และติดตามผลการประชุม

 -ประสานงานจัดการประชุมและกิจกรรมของทีมขายหรือกิจกรรมของแผนกอื่น ๆ

5.หน้าที่เพิ่มเติม

 -จัดการข้อมูลลับและข้อมูลที่มีความสำคัญอย่างรอบคอบ

 -สนับสนุนทีมในงานประจำวันและทำงานร่วมกับแผนกต่าง ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

 -ช่วยงานพิเศษอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บริหารฝ่ายขายในประเทศ (แบตเตอรี่)

• Staff training and development
• Accommodation allowance (in other provinces)
• Telephone bill allowance
• Social security
• Health insurance
• Flexible working hours
• Ordination leave
• Employee's uniform
• Performance/results-based bonus
• Annual bonus