หน้าที่

1. รับคำสั่งเพื่อถ่ายทอดไปยังผู้รับผิดชอบ และติดตามงานให้บรรลุความสำเร็จตามเป้าหมายวัตถุประสงค์ของผู้บริหาร

2. รวบรวมเอกสาร รายงานผลการดำเนินการของผู้รับคำสั่งให้ฝ่ายบริหารทราบ พร้อมสอบถามสาเหตุของการบรรลุผลตามที่ได้รับมอบหมายเพื่อสรุปให้ฝ่ายบริหารทราบ และนำเสนอข้อคิดเห็นในการวิเคราะห์ข้อเสนอแนะในการผลักดันให้สัมฤทธิ์ผลตามความมุ่งหวังของฝ่ายบริหาร

3. เป็นตัวแทนของฝ่ายบริหารในการติดต่อประสานงาน กับบุคคล หรือหน่วยงานภายนอก หรือดำเนินธุรกรรมแทนตามที่ได้รับมอบหมาย

4. ให้การต้อนรับผู้มาติดต่อฝ่ายบริหาร กลั่นกรองผู้มาติดต่อ หรือขอเข้าพบทั้งด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์ ด้วยความสุภาพอย่างระมัดระวังมิให้เกิดความบาดหมางไม่พอใจ หรือเกิดประเด็นปัญหา ความไม่พอใจ

ในอนาคตและรายงานให้ผู้บริหารทราบ

5. รับเรื่องการนัดหมายและลงตารางนัด กำหนดการ จัดเตรียมเอกสาร รายงาน สิ่งจำเป็นตามการนัดหมายและแจ้งเตือนผู้บริหารให้ทราบล่วงหน้า

6. ประสานงานกับแผนกธุรการในการจัดเตรียมรถ และคนขับให้พร้อมตามกำหนดการของผู้บริหาร

7. ติดตามผู้บริหาร ในการออกไปประชุม หรือไปงานสังคมภายนอก

8. จัดทำเอกสาร เตรียมงาน การบรรยาย สไลด์ จดหมายตอบโต้ script การกล่าวสุนทรพจน์ในโอการต่างๆ พิมพ์งานและส่งงานตามที่ได้รับมอบหมาย

9. Set ระบบ filing ให้เป็นหมวดหมู่ ค้นหาง่าย เป็นมาตราฐานทั้งบริษัท และรวบรวมติดตามเอกสาร

(ภายใน, ภายนอก) มาเข้าแฟ้มให้ครบถ้วน

10. ตรวจทานความถูกต้อง สมบูรณ์ของเอกสารข้อมูลก่อนจัดเก็บเข้าไฟล์ และแจ้งส่งคืนไปแก้ไขหากเอกสารไม่สมบูรณ์ถูกต้อง

11. จดบันทึกการประชุม และสำเนาแจกจ่ายผู้เกี่ยวข้อง และติดตามการดำเนินการจากผู้ที่ได้รับมอบหมายตามมติที่ประชุมเพื่อรายงานความคืบหน้าให้ฝ่ายบริหารภายในกำหนด ไม่ให้เกิดผลกระทบ หรือความเสียหาย

ต่อบริษัท และฝ่ายบริหาร

12. ติดตามข่าวสารและการ update ข้อมูล ที่เกี่ยวข้องกับงานธุรกิจของบริษัท และคัดกรองข่าวสำคัญที่ส่งผล

ต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัท หรือความเจริญก้าวหน้าในการดำเนินการ และแจ้งผู้บริหารและฝ่าย

ที่รับผิดชอบเพื่อการวางแผนกลยุทธ์และการป้องกันผลกระทบที่จะเกิดขึ้น

13. จัดเตรียมเอกสาร ค่าใช้จ่าย และดำเนินการล่วงหน้าก่อนกำหนดวันดำเนินกิจกรรม หรือกำหนดนัดหมาย

หรือก่อนการเดินทางของผู้บริหาร และรวบรวมเอกสารใบเสร็จ ค่าใช้จ่าย ส่งให้ฝ่ายบัญชี

14. กำหนดการตั้งรหัสเลขที่จดหมายออกในนามของบริษัท สโตนเฮ้นจ์ จำกัด และควบคุมการออกขอเลขจดหมายเพื่อส่งไปให้บุคคลภายนอกบริษัท

ความรับผิดชอบ

1. รักษาข้อมูลความลับของบริษัท และภาพลักษณ์ของฝ่ายบริหาร โดยต้องไม่เผยแพร่ หรือกระทำสิ่งใดอันก่อให้เกิดความเสื่อมเสียชื่อเสียง หรือความเสียหายต่อภาพลักษ์ และธุรกิจขององค์กร

2. ความถูกต้องของข้อมูล และเอกสารที่เผยแพร่ไปสู่ภายนอก หรือสื่อสารออกไป

3. ความตรงต่อเวลาของการดำเนินการตามหน้าที่ และที่ได้รับมอบหมาย

4. การรักษาผลประโยชน์แก่องค์กร และฝ่ายบริหารด้วยความซื่อสัตย์ สุจริต

5. การจัดเก็บเอกสารและข้อมูลให้จัดเก็บระบบ ค้นหาได้ง่าย ป้องกันความเสียหายที่จะเกิดและผลกระทบ

ที่อาจเกิดขึ้น