งานเลขาส่วนตัวมีหน้าที่เปรียบเสมือนมือขวาของเจ้านาย โดยดูแลชีวิตประจำวันให้เป็นไปตามกำหนดการงานในปฏิทิน พร้อมทั้งคอยอำนวยความสะดวกเจ้านายในบางเรื่อง เช่น การนัดหมาย การลงตารางงาน การเตรียมเอกสาร การแจ้งเตือนกำหนดการ เพื่อให้งานออกมาอย่างราบรื่นและรวดเร็ว คอยติดตาม สนับสนุน อำนวยความสะดวกให้เจ้านาย ในบางครั้งอาจเป็นตัวแทนเจ้านายในการทำเรื่องต่าง ๆ ทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว
ลักษณะงานเลขานุการ คือ ช่วยดูแลเจ้านายในส่วนของบริเวณสถานที่ทำงานและอุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็น ต้องมีให้พร้อมใช้ ดูแลในส่วนของอาหารและเครื่องดื่มของเจ้านายและผู้บริหารท่านอื่น ๆ เมื่อมีการประชุม ดูแลจัดเตรียมงานเอกสาร ตารางนัดหมาย ประสานงานกับฝ่ายต่าง ๆ ภายในองค์กรและภายนอกองค์กร รับสายโทรศัพท์ เช็คและตอบอีเมล คัดกรองเรื่องราวก่อนนำเสนอเจ้านาย โดยเฉพาะเอกสารเสนอเซ็น จองโรงแรมหรือที่พัก จองตั๋วเครื่องบิน ยื่นเอกสารขอวีซ่า ต่ออายุพาสปอร์ต ฯลฯ
งานสาย personal assistant ได้พบปะพูดคุยใกล้ชิดกับผู้บริหารระดับสูงบ่อย ๆ ได้เรียนรู้วิธีคิด วิถีชีวิตของเจ้านายเพื่อนำมาปรับใช้กับชีวิตเราได้ คนในองค์กรให้ความเคารพและเกรงใจ ได้แต่งกายภูมิฐาน เพราะเป็นภาพลักษณ์ของเจ้านายและองค์กร หลายครั้งได้ออกนอกสถานที่ติดตามนาย ฯลฯ
บางครั้งเลขานุการต้องดูแลเรื่องส่วนตัวของครอบครัวเจ้านายด้วย และหากเจ้านายงานยุ่งมาก ๆ หาเวลาพูดคุยไม่ค่อยได้ ไม่รับสายไม่เช็คอีเมล จะทำให้งานที่รอนายอนุมัติหรือพิจารณาเป็นไปได้ช้ามาก หรือหากเราต้องเป็นผู้ทำงานแทนนายบ่อย ๆ อาจมีความเสี่ยงในการผิดพลาดได้ง่ายหรือไม่ถูกใจได้ หลายครั้งต้องมาก่อนเวลาทำงาน กลับหลังเจ้านาย หรือต้องมาทำงานนอกเวลา หรือทานข้าวหลังเจ้านายซึ่งอาจเลยเวลาพักไปมากแล้ว
เลขานุการต้องมีความรู้รอบตัว ข่าวสารปัจจุบัน การจดบันทึกระหว่างการประชุม การใช้อีเมล การใช้เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร สแกน โปรแกรม word, excel, powerpoint, outlook การชงเครื่องดื่ม การจัดเรียงเอกสารทั้ง hard copy และเอกสารในคอมพิวเตอร์ soft file ต้องมีจิตวิทยาในการประสานงานกับแต่ละแผนกแต่ละบุคคล
มารยาทการเข้าสังคม การใช้คำภาษาไทยให้ถูกต้อง การแต่งกายให้สุภาพ
เลขาส่วนตัวต้องปรับตัวให้เข้ากับเจ้านาย แม้ว่าจะไม่ถูกใจเราทั้งหมด ต้องค่อย ๆ เรียนรู้ในการทำงานร่วมกัน หากบริษัทรับเป็นพนักงานสัญญาจ้าง สวัสดิการอาจแตกต่างมากจากพนักงานประจำ ก็ให้ศึกษาให้ดีก่อนเข้าทำงาน
ทั่วไป ดูแลเรื่องตัวของ นายเช่น นัดหมาย เอกสารเดินทาง การประชุม ประสานงานภายในองค์กรหรือแผนก
ข้อดี คือ เป็นบุคคลสำคัญในการช่วยให้งานประสบความราบรื่น ได้ติดต่อผู้คนมากมาย เป็นงานท้าทาย
มีความกดดันสูง เรื่องส่วนกับเรื่องงาน อาจจะต้องมาปะปนกัน
มีความรู้พื้นฐานms office
มีระเบียบวินัย
มีความรอบคอบ
มีใจรักงานบริการ
มีทัศนคติที่ดี แง่บวก
มีความอดทนสูง
ความอดทน เด็กรุ่นใหม่ขาดความอดทน และใฝ่รู้
คนทำงานสายนี้ต้องมีใจรักงานบริการด้วย จึงจะสนุกกับงานที่ทำ
งานทุกอย่างที่นายต้องการและงานที่เกี่ยวข้องกับตัวนาย เข่น รายงานการประชุม นัดหมายต่างๆ จองตั๋วเครื่องบินและที่พัก เช็ค mail รวมถึงรวบรวมรายงานประจำเดือนต่างๆ
ไม่ต้องทำงานจำเจ มีงานให้ทำได้ตลอดแล้วแต่นายจะสั่งการ
อาจต้องรองรับอารมณ์เจ้านายและต้องเรียนรู้นิสัยเจ้านายว่าควรอยู่กันอย่างไร
ต้องมีความรู้ด้านภาษาและการสื่อสาร
การไม่กล้าตัดสินใจ
ต้องเป็นคนมีความอดทนสูงและมีความรับผิดชอบในงานที่ทำ
บันทึกประชุม จัดประชุม ประสานงานกับฝ่ายต่างๆ ดูแลเอกสารของเจ้านาย
ซื่อสัตย์ จำเยอะ
มีความลับมากเกินไป
รักษาความลับของเจ้านาย และซื่อสัตย์กับหน้าที่ของตัวเอง
การทำงานของเด็กจบใหม่ อาจจะต้องใช้ประสบการณ์เพื่อจะสามารถทำหน้าที่นี้ให้ได้ดีที่สุด
อดทน รอบคอบ ซื่อสัตย์ และมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี
- จัดตารางเวลานัดหมายให้นาย
- เตรียมการเดินทางทั้งในประเทศและต่างประเทศ
- Screen โทรศัพท์ที่ต้องการติดต่อกับนาย
- เตรียมห้องประชุมและจดบันทึกการประชุม
ได้รับความไว้วางใจจากนายและได้รับความเกรงใจจากเพื่อนร่วมงาน
ไม่มีความก้าวหน้าในสายอาชีพ
ถ้าทำงานกับชาวต่างชาติ ต้องมีความสามารถทางภาษาอังกฤษอยู่ในเกณฑ์ดีและมีความชำนาญการใช้คอมพิวเตอร์เป็นอย่างดี
ความอดทน อดกลั้น ในการทำงานและการตรงต่อเวลา
ต้องเป็นคนที่มีใจรักการบริการด้วย ถึงจะhappy ในงาน
ประสานงานในส่วนของผู้บริหาร-ฝ่ายผลิตในส่วนจัดซื้อจัดจ้าง
มีความรักและสนุกกับงานที่ได้รับมอบหมาย ได้บรรลุตามวัตถุประสงค์ของผู้บังคับบัญชาตามนโยบายของบริษัทฯ
มีข้อจำกัดของความก้าวหน้าในงาน
เนื่องจากสายงานด้านนี้เกี่ยวข้องกับการติดต่อสื่อสาร ดังนั้นภาษาจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในงานเลขานุการ
ส่วนใหญ่เด็กจบใหม่หรือคนรุ่นใหม่นั้นมีความรู้ความสามารถที่ดีอยู่แล้ว ฉะนั้นสิ่งที่อยากจะเสริมคงเป็นประสบการณ์ในการควบคุมอารมณ์ เพราะถ้าเกิดปัญหาระหว่างงานหากขาดสติและเหตุผลในการแก้ไขปัญหาแล้ว ผลกระทบที่ตามมาอาจเกินกำลังที่จะคาดเดา ฉะนั้นขอฝากให้ช่วยกันฝึกสติสัมปชัญญะให้ดี
คิดบวก: มีทัศนคติในเชิงบวกทั้งความคิดและการปฏิบัติ
ไม่ว่าจะเป็นการมองหางานในตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับเด็กจบใหม่ หรือวางแผนสมัครงานในสายงานการเงิน การธนาคารกับบริษัทที่ใช่ ก็สามารถเลือกหาได้ที่ JOBTOPGUN เว็บไซต์หางานที่มีงานอัปเดตใหม่ทุกวันจากบริษัทชั้นนำมากมาย ให้คุณได้งานจริงด้วย Super Resume ที่ให้คุณสร้าง Resume อย่างมืออาชีพ หางานสายอาชีพเลขานุการได้ที่นี่
