งานจัดซื้อมีหน้าที่สรรหาและคัดเลือกผู้ค้าให้ตรงตามความต้องการและงบประมาณ ประสานงานทั้งภายในและภายนอก ออกเอกสาร เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ-สั่งจ้าง รวมไปถึงการตรวจสอบสินค้าหรือบริการ และประเมินผลเพื่อเก็บเป็นข้อมูลสำหรับการจัดซื้อครั้งต่อไป ทักษะและคุณสมบัติที่จำเป็นมากที่สุดสำหรับผู้ที่ทำงานจัดซื้อ คือ ความละเอียดรอบคอบ และความซื่อสัตย์
งานหลักฝ่ายจัดซื้อ คือ การซื้อสินค้า การเจรจาต่อรองให้ได้สินค้าที่มีคุณภาพ ราคาเหมาะสม ผู้ขายที่มีประสิทธิภาพ ให้ได้มาซึ่งการส่งของครบถ้วน ถูกต้อง และทันตามความต้องการ งานสายจัดซื้อหลัก ๆ ก็คือ การซื้อสินค้าให้ฝ่ายผลิต หรือ User ให้ตรงตามความต้องการ ตามเวลาที่เหมาะสม อาจต้องมีการดูแลในส่วนของเรื่องสต๊อคสินค้าให้มีเพียงพอและไม่เกินความจำเป็น พูดง่าย ๆ คือ ต้องดูเรื่องจำนวนสั่งซื้อที่เหมาะสม การจัดส่งสินค้าให้ตรงตามกำหนด และสินค้าที่ได้รับต้องถูกต้อง มีคุณภาพ ได้มาตรฐาน และอาจรวมถึงพื้นที่ในการจัดเก็บสินค้าแต่ละตัวว่าควรเก็บอย่างไร และพื้นที่มีเพียงพอ เหมาะสมในการนำเข้ามาเพื่อจัดเก็บ และอาจดูด้วยว่าสินค้ามีการไหลเวียนบ่อยแค่ไหน มีอีกมากมาย ฝ่ายจัดซื้อดูเรื่องการจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์ให้ตรงตามกำหนดในเบื้องต้นในการจัดเตรียมเอกสารที่ถูกต้องให้กับแผนกบัญชี งานสาย procurement ดูเรื่องเอกสารว่าต้องใช้อะไรบ้าง ในกรณีที่สินค้าเป็นประเภทนำเข้า รายละเอียดสินค้า ครอบคลุมและถูกระบุไว้ในเอกสารอย่างถูกต้อง ติดตามเอกสารจากทางผู้ขาย เพื่อส่งมอบให้แผนกที่เกี่ยวข้องนำไปเคลียร์สินค้า ตรวจสอบข้อมูลเบื้องต้นก่อนส่งมอบไปยังแผนกต่าง ๆ ตำแหน่งจัดซื้อต้องดูแลเรื่องต่าง ๆ ทั้งที่เป็นสินค้าใหม่และเก่าเพื่อสั่งซื้อได้อย่างถูกต้อง อาจต้องมีการประสานงานกับฝ่ายตรวจสอบคุณภาพเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าที่ตรงตามสเปคสินค้านั่นเอง และอื่น ๆ
งานสาย purchasing ได้พบคนมากมาย มีความรู้หลากหลายหากต้องดูแลหรือได้ซื้อสินค้าหลากหลายประเภท
ตำแหน่งจัดซื้อต้องพูดสื่อสารให้ถูกต้อง หากผู้รับหรือผู้สื่อสารไม่เข้าใจในความต้องการอาจทำให้เกิดความเสียหายได้
ฝ่ายจัดซื้อต้องมีความรู้พื้นฐานในงานจัดซื้อ รู้ว่าขั้นตอนมีอะไรบ้าง หากมีความรู้หลากหลายในหลาย ๆ ผลิตภัณฑ์ก็จะเป็นความรู้รอบตัวให้กับตัวเอง แต่ถ้าไม่ ก็ควรจะต้องมีความเข้าใจในเนื้องานและทำงานอย่างเป็นระบบ รู้จักที่มาและที่ไปของการปฎิบัติงาน มีความรู้ในเรื่องผลิตภัณฑ์ ขั้นตอนการปฎิบัติงานที่ถูกต้อง เพื่อสามารถเข้าใจและ อธิบายให้ผู้อื่นเข้าใจและปฎิบัติตามได้ ส่วนเรื่องภาษาเป็นเรื่องที่สำคัญ ยิ่ง พูด อ่าน เขียน ภาษาอื่น ๆ ได้ยิ่งดีและเป็นประโยชน์เพิ่มขึ้น
อดทน อย่าใจร้อน ฟังที่เขาสอนแล้วทำความเข้าใจตาม อย่ามีทิฐิ อ่อนน้อม สุภาพ น่ารัก เชื่อฟัง และคิดบวกเสมอ เวลาสงสัยให้ถาม อย่าคิดว่าคนสอนจะรำคาญ การพูดต้องไม่ใช่ลักษณะเถียงเพื่อที่จะปัดความผิด หากตัวเองผิดก็ยอมรับและปรับปรุงไม่ทำอีกต่อไป คิดว่าผู้ใหญ่ที่ดีจะต้องเข้าใจและเห็นใจ เพราะก่อนที่เขาเหล่านั้นจะมาสอนพวกเด็ก ๆ อย่างคุณได้ เขาเองก็ประสบพบเจอเหตุการณ์ต่าง ๆ มาก่อน ทั้งดีและไม่ดี สิ่งที่เขาแนะหากคิดบวกคือเขาสอน หากคิดลบคือเขาด่า ถ้าเอาตัวเองเป็นใหญ่ อวดดี ก็ไม่ได้ความรู้ แถมยังน่าเกลียด ไม่น่ารัก ไม่น่าคบหา ให้คิดว่าเขาเป็นผู้ใหญ่ เขาสอน เขาหวังดี อาจมีคำพูดดีบ้าง ไม่ดีบ้าง เพราะพื้นฐานแต่ละคนไม่เหมือนกัน บางทีสิ่งที่เด็กใหม่คิดว่าเขาด่านั้นบางทีเขาอาจสอนก็ได้ เว้นแต่ว่าเขาหยาบคาย ไม่สอน หวงความรู้ ไม่มีน้ำใจ ก็ไม่สมควรที่จะต้องปรับปรุงตัวเอง หัดฟังผู้อื่นให้มาก และให้คิดก่อนพูด คิดซ้ำหลาย ๆ รอบว่า ความหมายสิ่งที่เขาพูดมันแย่จริงหรือไม่ ถ้ามั่นใจก็พูดคุยอย่างตรงไปตรงมา อย่ากลัวที่จะพูด แต่ขอให้พูดโดยไม่ใช้อารมณ์ ใช้เหตุผล และปรับเข้าหากัน ถ้าเหลือทนก็อย่าทน ที่สำคัญ อย่าก้าวร้าวหรือลามปาม ถึงแม้ว่าผู้ใหญ่คนนั้นจะไม่ถือสา แต่ก็ขอให้คิดว่าเขามีน้ำใจสอนงานให้เรา ทำให้เราทำงานเป็น มีอาชีพ หาเลี้ยงตัวเองได้ วันหนึ่งถ้าน้องเด็ก ๆ โตขึ้น ผ่านอะไรมากขึ้น ก็ขอให้อย่าลืมสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ หัดปรับตัว เป็นผู้ใหญ่ที่ดีต่อไป ไม่ใช่คิดแค้นและระบายคืนกับผู้อื่นหรือเด็กรุ่นหลัง ๆ เพราะถ้าทำแบบนั้นก็ไม่มีคุณค่าอะไรในตัวเองแม้แต่ค่าความเป็นคน
เรียนรู้จักสินค้าที่ตนรับผิดชอบให้ละเอียด อย่ามองข้ามกับสิ่งเล็ก ๆ น้อยๆ ใจกว้าง มีไหวพริบ คิดแก้ปัญหา ไม่ใช่ผลักปัญหาหรือหลบเลี่ยง สนใจ ติดตามงานที่ตนรับผิดชอบให้เต็มที่และดีที่สุด อะไรที่ผิดพลาดไม่ได้เลวร้ายเสมอไป ต้องรู้จักแก้ไขไม่ใช่แก้ตัว อย่าใช้อารมณ์และหัดเข้าใจผู้อื่นบ้าง ไม่มีอะไรได้ดังใจเราเสมอไป ศึกษาภาษาเพิ่มเติมให้ได้อย่างน้อยสองภาษาขึ้นไป แนะนำจีนกลางกับอังกฤษ (ในปัจจุบัน) ให้โอกาสผู้อื่นได้ก้าวหน้า อย่าอิจฉา อย่ากลั่นแกล้งคนที่ไม่มีทางสู้ อย่าข่มผู้อื่นหรือ เหยียบผู้อื่นเพื่อความก้าวหน้าของตัวเอง ลด Ego ปรับตัว และอย่าแบ่งพรรคแบ่งพวก อย่างไรก็ทำงานร่วมกัน ไม่มีใครเก่งคนเดียวทำคนเดียวได้ตลอด ความร่วมมือคือสิ่งสำคัญ ทีมเวิร์คสำคัญมาก อย่าเห็นแก่ตัว และอดทนให้มาก ซื่อสัตย์เป็นสิ่งที่ควรคิดและปฎิบัติเสมอ ของที่ไม่ใช่ของเรา เอาไป โกงเขา เราก็ไม่มีความสุข หาเองภูมิใจกว่า โดนตราหน้าว่าไอ้ขี้โกง ขี้ขโมย ถึงไม่มีใครรู้ตัวเราก็รู้ หัดละอายแก่ใจ คิดก่อนพูดเสมอ
หาซื้อของในคุณภาพที่ดีที่สุด ในราคาที่ถูกที่สุด
ได้ความรู้ใหม่ๆ เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ตลอดเวลา
รู้ราคากลางของสินค้าในตลาด
หากซื้อสินค้าไม่ทันกับความต้องการผู้ใช้งานจะทำให้เกิดความเสียหาย
การเจรจาต่อรอง
ขั้นตอนการดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารการสั่งซื้อ
บัญชีเบื้องต้น ในการออกเอกสารใบเสร็จ ใบกำกับภาษี
ไม่ค่อยกระตือรือร้น
ไม่กล้าเจรจาต่อรองราคาสินค้ากับผู้ค้า
ต้องมีหลักการคำนวนราคาสินค้า พิจารณาคุณภาพสินค้าต่างๆ
งานจัดซื้อมีหน้าที่ 3 ส่วน
1. ทำตามระเบียบจัดซื้อจัดจ้างของบริษัท
2. ทำตามความต้องการของลูกค้า ซึ่งส่วนใหญ่ จะเป็นผู้ใช้งาน และ กระบวนการผลิต
3. จัดซื้อต้องทำหน้าที่เป็น ตัวเทนของบริษัท ในการซื้อสินค้าและ บริการด้วยราคาที่ถูกกที่สุด (Cost of ownership) ขณะเดียวกันตรงตาม Spec และ ระยเวลาส่งมอบ ก็ต้องทันตามความต้องการ
ข้อดี คือ รู้สึกภูมิใจทุกครั้งที่สามารถ เสาะหาแหล่งซื้อใหม่ๆ ที่ทำให้บริษัท หรือ องค์กรได้ลดต้นทุนหรือลดค่าใช้จ่าย ยิ่งถ้าเราสามารถลด Cost ได้ตาม KPI ที่ตั้งไว้ก็ยิ่งเป็นกำลังใจให้เรา ทำให้ได้มากยิ่งขึ้น
คนทั่วไปมักจะมองสายอาชีพนี้ว่ามีช่องทางในการ คอรัปชั่น แต่พี่เป็นจัดซื้อที่ยึดหลัก ซื่อกินไม่หมด คดกินไม่นาน แต่ก็แอบน้อยใจเสมอว่าความซื่อของเรา บางครั้งก็ถูกมองข้ามเสมอ
ต้องมีความรู้รอบด้าน เช่น ความรู้เกี่ยวกับพัสดุ ที่ใช้ในโรงงาน รู้แหล่งซื่อสินค้าราคาถูก ต้องมีความรู้มาตรฐานของสินค้าว่าสินค้าของประเทศไหน คุณภาพสินค้าดี โดยเทียบกับราคาด้วย เพราะบางครั้งสินค้าถูก ไม่ใช่ว่าจะดีเสมอไป ต้องรู้เรื่องการค้าของ โลก เช่น INCO terms FTA & WTO etc.
ต้องทำงานหนัก สนใจใฝ่รู้ ไม่เกี่ยงงาน ยินดีรับฟังคำสอนคำแนะนำ ขยัน ซื่อสัตย์ อดทน
ทุกคนต้องมีความจริงใจต่อทุกคน ช่วยเหลือ เอื้อเฟื้อ
การจัดหาจัดจ้างเพื่อสนองตอบความต้องการขององค์กร และสนับสนุนให้กิดความร่วมมือที่ดีของผู้เกี่ยวข้องทั้งผู้ผลิต ผู้ขาย องค์กรเอง และลูกค้า
ได้รับความรู้ที่หลากหลายจากผู้ขาย และผู้ร่วมงาน
ยิ่งมีประสบการณ์ทำงานมาก ยิ่งหางานใหม่ได้ง่าย
และรายได้มากขึ้น
มีความกดดันสูง เพราะเป็นเรื่องการใช้จ่ายเงินออกไป
การประสานงานกับผู้ขอซื้อ
ผู้มีอำนาจอนุมัติ ผู้ขาย ต้องทันต่อการใช้งาน
มีประสิทธิผล และถูกต้องตามกฎหมายและระเบียบบริษัท
มีความรู้ในธุรกิจขององค์กรที่ทำ การเจรจาต่อรอง ตัวสินค้าและบริการ กฎหมายสัญญาซื้อขาย
การทำงานไม่เป็นระเบียบ
ความรู้ในด้านภาษาไทยและอังกฤษไม่แตกฉาน
งานจัดหาจัดซื้อสามารถพัฒนางานให้มีคุณค่ามากขึ้นได้
หากผู้ทำงานเข้าใจและมีการพัฒนาทักษะอยู่เสมอ เช่นเข้าใจถึงการพยากรณ์ความต้องการวัตถุดิบ เงื่อนไขสัญญาซื้อขาย
วงจรชีวิตของสินค้า แล้วนำมาปรับใช้ในงานจัดหา เป็นต้น
คืองานจัดหาสินค้าเพื่อรองรับทั้งการผลิต ตลอดจนทุกส่วนในโรงงาน
ทั้งการสรรหา ติดตาม ต่อรองเรื่องของราคา จนถึงกระบวนการรับสินค้า และแก้ไขปัญหา
กรณีที่สินค้ามีปัญหาไม่ตรงตามสเปค
ขยัน อดทนต่อแรงกดดัน
งานจะค่อนข้างละเอียดตลอดจนเรื่องเอกสารใบกำกับภาษี และการคำนวนตัวเลข
การที่เราเป็นคนกลางกับทาง ผู้ขาย กับผู้ใช้
จะต้องรับรายละเอียดมาทั้งหมด ทำให้งานค่อนข้างจะวุ่นวาย
และจุกจิก
ภาษา
การคำนวนตัวเลข
ประสบการณ์เกี่ยวกับสินค้าที่ผลิต และสินค้าที่เราจะซื้อ
เรื่องของเอกสารทางการบัญชี
เรื่องของความอดทน และความพยามในการเรียนรู้งานให้มีความขยัน
ให้มีความซื่อสัตย์สุจริต เพราะคุณคือตัวแปรสำคัญ
ที่จะทำให้องค์การกำไร หรือขาดทุน
บริหารการจัดซื้อให้ได้กำไร เช่น ลด cost ผลิตภัณฑ์ที่ซื้อและลดกระบวนการทำงานให้กระชับ ลดการสูญเสีย ทั้งเวลาและ
วัตถุดิบต่าง ๆ
มีโอกาสพบผู้คนมากมาย มีโอกาสก้าวหน้าในมาตรฐานงานจัดซื้อ
หลายองค์กรยังไม่เห็นความสำคัญด้านงานจัดซื้อที่สามารถเพิ่มกำไรให้องค์กร มองเพียงจัดซื้อเป็นฝ่ายที่ใช้ค่าใช้จ่าย
1. ความรู้รอบตัว ติดตามข่าวสารสม่ำเสมอ เช่น โรงงานพลาสติกจะต้องทราบข่าวเรื่องน้ำมัน มีผลกระทบต่อราคาสินค้าบริษัทเป็นต้น
2. ต้องมีความซื่อสัตย์
3. มีความจริงจังที่จะหาแหล่งขายที่ดีที่สุด และตรงคุณสมบัติขององค์กรให้มากที่สุด
1. หาความรู้เรื่อง Cost
2. หาโอกาสเจรจาต่อรอง
3. เปิดโอกาสให้ Vendor เสนอ ความคิดเห็นที่แปลก ๆ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นค่ะ
ขยัน ซื่อสัตย์ อดทน เรียนรู้เสมอเมื่อมีโอกาส
ไม่ว่าจะเป็นการมองหางานในตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับเด็กจบใหม่ หรือวางแผนสมัครงานในสายงานการเงิน การธนาคารกับบริษัทที่ใช่ ก็สามารถเลือกหาได้ที่ JOBTOPGUN เว็บไซต์หางานที่มีงานอัปเดตใหม่ทุกวันจากบริษัทชั้นนำมากมาย ให้คุณได้งานจริงด้วย Super Resume ที่ให้คุณสร้าง Resume อย่างมืออาชีพ หางานสายอาชีพจัดซื้อได้ที่นี่
