งาน เลขากลุ่ม/ อื่น ๆ เลขากลุ่ม ในบริษัทหรือองค์กรใช้งานเป็นผู้บริหารสูงสุดในลำดับขั้นขององค์กร มีบทบาทในการดำเนินนโยบายทั่วไปและการตัดสินใจที่สำคัญ การทำงานของเลขากลุ่มส่วนใหญ่มักเน้นในการกำหนดทิศทางและกลยุทธ์ของบริษัท การเข้าสู่พื้นที่ตลาดใหม่ การจัดการกับเรื่องทางการเงินและการลงทุนในโครงการต่างๆ และการแสวงหาโอกาสทางธุรกิจต่างๆ นอกจากนี้ยังรับผิดชอบในการสร้างความเชื่อมั่นในองค์กรและการนำทีมทำงานในทิศทางเดียวกัน
ลักษณะงานเลขานุการ 1. เบิกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าหนังสือพิมพ์ ค่าโทรศัพท์ ค่าเดินทาง 2. กรอกข้อมูลตารางนัดหมาย 3. เชิญประชุม จัดเตรียมเอกสารและข้อมูลในการประชุม บันทึกการประชุม จัดทำรายงานการประชุม 4. ค้นหาข้อมูลที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับงาน หาข่าวเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจขององค์กร 5. ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง 6. เก็บข้อมูลทางสถิติ รวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติ และนำเสนออย่างเป็นระบบให้เข้าใจง่าย 7. ทำงานตามที่ได้รับมอบหมายอื่น ๆ 8. จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบและเป็นระเบียบให้ง่ายต่อการสืบค้น
สายงานเลขานุการทำให้ได้ใช้ความสามารถหลากหลายด้าน งานไม่จำเจซ้ำซากน่าเบื่อ ท้าทาย และได้ค้นคว้าหาประสบการณ์เพิ่มเติมความรู้ตลอดเวลา ทำให้ต้องกระตือรือร้น มีความสนุก เป็นงานที่กระฉับกระเฉง ได้พบปะผู้คนหลากหลายรูปแบบ
ตำแหน่งงานเลขานุการขาดอิสระ ต้องคอยติดตามผู้บังคับบัญชา และบางครั้งอาจต้องทำงานอื่น ๆ นอกเหนือไปจากหน้าที่ตามเนื้องาน และถ้าใจไม่รักอาจทรมานที่ต้องคอยทำงานตามคำสั่งการของผู้บังคับบัญชา
1. Microsoft Office 2. สถิติเบื้องต้น 3. ความรู้ทั่วไปด้านสังคมศาสตร์ ภูมิศาสตร์ ประวัติศาสตร์ ปรัชญา 4. ภาษาต่างประเทศ อย่างน้อย 2-3 ภาษา (เช่น อังกฤษ จีน ลาว โปรตุเกส เกาหลี ญี่ปุ่น เยอรมัน) 5. ทักษะการติดต่อสื่อสาร การจับใจความ และการเขียนข่าว การประชาสัมพันธ์ 6. ควรมีความฉลาดทางอารมณ์และความฉลาดทางศีลธรรม ไม่หลงไปกับการถูกยั่วยุกิเลส ข้อเสนอที่ทุจริตผิดศีลธรรมและกฎหมาย 7. กฎหมายเบื้องต้น
ทำงานผิดพลาด ลำดับความสำคัญของงานไม่เป็น ไม่รู้ว่าควรทำอะไรก่อนหลังเนื่องจากกรอบของระยะเวลาที่บีบบังคับและความสำคัญของงาน การไม่รู้จักกระจายงานให้ผู้อื่นทำ รับทำเองหมด ทำไม่ทัน ไม่กล้าเอ่ยปากขอความช่วยเหลือ ทำให้งานมีปัญหาล่าช้าไม่ทันการและเกิดความเสียหาย รวมถึงการใช้ระยะเวลากับชิ้นงานใดชิ้นงานหนึ่งนานเกินไปทำให้ไม่สามารถส่งออกเอกสารงานออกไปได้
ความขยันและมุ่งมั่นยังไม่เพียงพอสำหรับงานสาย secretary เพราะต้องใช้ความอดทนสูงต่อผู้บังคับบัญชา และต้องใช้วาทศิลป์หรือศิลปะในการพูดสูง ต้องมีหลักจิตวิทยา ต้องรู้จักสังเกตน้ำเสียง กิริยา และท่าทางผู้อื่นว่าคิดอย่างไร ที่สำคัญต้องเก็บความรู้สึกตนเองเป็น ไม่แสดงกิริยาอาการไม่พอใจออกมาได้ ต้องทนรับคำสั่งได้ ดังนั้นต้องมีศีลธรรมประจำใจและเก็บความลับเป็น ไม่พูดมาก ไม่โอ้อวดหรือยกตนข่มผู้อื่น
ลักษณะงานเลขานุการจะเป็นด้านเอกสาร งานบริการ และงานตรวจสอบความถูกต้อง ซึ่งต้องมีความรอบคอบแม่นยำในเนื้องาน อาทิ กำหนดการทำงานของผู้บังคับบัญชา ต้องถูกต้องและแม่นยำ ซึ่งต้องมีความจำที่ดี มีไหวพริบ
ฝ่ายเลขานุการมักทำงานด้านเอกสารได้ดี ชอบดูแล พบปะ และให้บริการผู้อื่น ใจเย็น มีทักษะในการเขียนและนำเสนอ งานธุรการเป็นงานที่มั่นคง ไม่ต้องเรียนจบตรงสายก็สามารถทำได้ มีประกาศรับสมัครแทบทุกปี
สายงานเลขานุการค่าตอบแทนน้อย คู่แข่งขันเยอะ โอกาสเติบโตช้า มักไม่ค่อยมีโอกาสได้แสดงความคิดเห็นเพื่อปรับปรุงงาน
1. หลักภาษาไทย 2. การใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์ 3. ภาษาอังกฤษ (ด้วยก็ดี) 4. รักงานบริการ 5. การจัดลำดับความสำคัญของงาน
ขาดความอดทนและความตั้งใจในการศึกษางานสายเลขานุการ เพราะอาจจะติดโซเชียล สิ่งที่ควรปรับปรุงคือเรียนรู้งานก่อน เมื่อศึกษางานจนเข้าใจหรือเรียนรู้ได้อย่างดีแล้วจะช่วยให้ผลงานออกมาดี เราก็จะมีเวลาผ่อนคลาย แม้จะเล่นโซเชียลก็ตาม
ขอให้มีความตั้งใจจริงในการศึกษางาน เพราะงานสายอาชีพเลขานุการนี้ใช้ทักษะและไหวพริบค่อนข้างมากกว่าทฤษฎี
- คอยดูแลความเรียบร้อยของเอกสาร และประสานงานกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องให้เกิดความราบรื่นและประสบความสำเร็จ เพื่อความสำเร็จของผู้บริหารและบริษัทของเรา
- รับ-ส่งเอกสารภายในบริษัท, จัดเก็บเอกสารต่างๆ ให้แข้าแฟ้มตามหมวดหมู่เพื่อสะดวกในการหาเอกสารในภายหลัง, จัดตารางและเตรียมจองห้องประชุม,ดูและอุปกรณ์สำนักงานของแผนกหรือโครงการ, ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง, สามารถเป็นตัวแทนเจ้านายในการติดต่อกับลูกค้าในเบื้องต้นได้ในกรณีฉุกเฉิน
ได้พัฒนาความสามารถของตนเองอยู่เสมอ ได้ใช้ความคิดแก้ไขปัญหาตลอดเวลา
ทุ่มเทกับงานมากเกินไป ทำให้สุขภาพแย่
วิธีการติดต่อประสานงานกับหน่วยงานอื่นๆ มีมนุษยสัมพันธ์ดี มีมารยาททางสังคม
มารยาททางสังคม, ไม่ค่อยรับฟังความคิดเห็น ชอบแย้งทุกครั้งเมื่อบุคคลอื่นพูด หรือเสนอความคิดเห็น, ไม่รอบคอบ ไม่อดทน ใจร้อน ไม่ซื่อสัตย์ ขาดมนุษยสัมพันธ์ที่ดี ขาดความรับผิดชอบ ชอบนินทาและสอดรู้
ควรพัฒนาภาษาต่างประเทศเพิ่มเติม และต้องมีความซื่อสัตย์ต่องานที่รับผิดชอบ
- ดูแลเอกสารคัดกรองเอกสาร ตรวจสอบและนำส่งถึงผู้บริหาร พร้อมทั้ง เอกสารที่นำออก
- ดูแลทุกส่วนที่ครอบคลุมในงานของผู้บริหาร
- รับคำสั่งจากผู้บริหารโดยตรง
ประสานงานกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหาร
- ทำให้ได้เรียนรู้งานบางอย่างที่ไม่เคยได้เรียนในมหาวิทยาลัย
- ได้เรียนรู้ นิสัยของบุคคล และการเข้าหา
- รู้จักแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี
ควบคุมอารมณ์ได้ดี
ในงานเลขาฯ อาจจะมีการทำงานที่นอกเหนือจากงานเลขาฯ โดยผู้บริหารเป็นผู้สั่ง
อาจจะมีการเลิกงานไม่เป็นเวลา
- ควรจะมีความรู้ในเรื่องการจัดการอย่างมีระบบแบบแผน เป็นขั้นตอน
การใช้ทักษะหลายๆ ด้าน
- การแก้ไขปัญหาเบื้องต้นของทุก ๆ เรื่อง เช่น เอกสารฯ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์
- ความรู้รอบตัว
นักศึกษาจบใหม่ ในปัจจุบันเรื่องการนอบน้อมและมีสัมมาคารวะน้อยลง
การทำความเคารพผู้บริหาร หรือ หัวหน้าฝ่าย อื่นๆ รวมทั้งรุ่นพี่ที่ทำงานมีน้อยลง
บางคนยังไม่สามารถควบคุมอารมณ์เมื่อโดยตำหนิได้
- ผู้บริหารบริษัทมีหลายแบบ
- สายอาชีพเลขาต้องมีความยืดหยุ่น ทั้งการแสดงออก การควบคุมอารณ์ การเข้ากับคนอื่น ๆ
- เลขาฯ เป็นบุคคลที่อยู่ในบริษัทต้องติดต่อสื่อสารกับทุกๆฝ่าย
- ควรจะมีอารมณ์ที่มั่นคง ไม่ดูร้าย หรือ แสดงอาการไม่พอใจเมื่อโดนตำหนิ
การคิด วิเคราะห์ วางแผน เชื่อมโยงประสานงานให้ภารกิจสำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายและนโยบายโดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดคุณค่าสูงสุด เช่น การกำหนดแผนโครงการ/กิจกรรม เสนอนโยบาย นำแผนไปลงมือปฏิบัติ โดยเลือกใช้หรือสรรหาทรัพยากรให้เกิดมูลค่าสูงสุดต่อองค์กร
1.เรียนรู้ผู้คนหลายอาชีพ
2.ได้มีโอกาสฝึกฝนตัวเอง เรียนรู้นอกกรอบตลอดเวลา
3.รู้เท่าทันสถานการณ์
4.ได้เรียนรู้ประสบการณ์หลากหลาย
5.เพื่อนใหม่เยอะขึ้นเรื่อยๆ
6.สร้างความมั่นใจและคุณค่าของตัวเอง
1.ต้องอาศัยความมุ่งมั่นและพยายามสูง
2.ต้องอาศัยความสามารถในการควบคุมอารมณ์ในหลากหลายสถานการณ์และบุคคลหลายกลุ่ม
3.ต้องสามารถบริหารจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
1.สามารถบริหารจัดการเวลาอย่างมีคุณภาพ
2.การสร้างประโยชน์สูงสูดจากทรัพยากรที่มีอยู่
3.มีความรูัด้านทักษะต่างๆ เช่น บัญชี คอมพิวเตอร์ ภาษา การติดต่อประสานงาน จดหมาย การกำหนดแผน/เป้าหมาย การเสนอโครงการ สามารถบันทึกและสรุปประเด็นได้อย่างชัดเจน ฯลฯ
4.ความรู้เท่าทันสถานการณ์ต่างๆ มีไหวพริบปฏิภาณ
5.ความสามารถในการควบคุมอารมณ์ และการแก้ไขสถานการณ์ต่างๆ ได้เป็นอย่างดี
6.ความรู้ความสามารถในการพูดคุย ติดต่อประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
7.มีทักษะทางสังคมสูง มีความคล่องตัว
ขาดความอดทน มุ่งมั่นในวิชาชีพ ทำงานเพียงเพื่อให้บรรลุเป้าหมายอย่างเดียว ขาดไหวพริบในการสังเกตหรือฝึกฝนตนเอง รวมถึงมีวุฒิภาวะน้อยเกินกว่าจะมีวิจารณญาณในการตัดสินใจหรือแก้ไขสถานการณ์ต่างๆ
การทำงานทุกอย่างหากมีความซื่อสัตย์ต่องาน ตนเอง และผู้อื่น มีความจงรักภักดีต่อองค์กร ไม่ยึดถือความคิดของตนเองเป็นไหญ่ มีศีลธรรมจรรยา และหมั่นเรียนรู้ฝึกฝนตนเองตลอดเวลา จะทำให้สามารถทำงานร่วมกับทุกคนและทุกที่ได้
1.การประสานงานและติดต่อสื่อสาร
2.การจัดการระบบงานเอกสาร
3.ระบบตรวจสอบ
4.การบริหารจัดการ
5.การบริการ
6.การประชาสัมพันธ์
1.ได้ทำงานหลากหลายรูปแบบ
2.ได้พบปะและแลกเปลี่ยนความรู้กับบุคคลภายนอก
3.ได้มีความเป็นระเบียบระเบียบวินัย
4.รู้จักการบริหารจัดการงาน
5.ได้เรียนรู้สังคมและคนรอบข้าง
1.ไม่มีงานประจำที่โดดเด่น ทำงานทุกอย่างแต่ดูเหมือนจะไม่มีผลงาน
1.กิริยา, มารยาท
2.ความรู้รอบตัว ทุกๆเรื่อง
3.มนุษยสัมพันธ์
4.สมาธิ, สติ
5.การให้บริการ
1.ความอดทน
2.การใช้สติและสมาธิ ค่อยๆเรียบเรียงลำดับความสำคัญของงานอย่าเร่งรีบเพื่อประสิทธิภาพของงาน
3.ใช้หัวใจในการทำงาน รักในสิ่งที่ทำ ทำในสิ่งที่ชอบ
1.สติ สมาธิ สมอง และสองมือ คือปัจจัยหลัก ส่วนปัจจัยสำคัญ คือ หัวใจและจิตวิญญาณ ในการทำงาน
ไม่ว่าจะเป็นการมองหางานในตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับเด็กจบใหม่ หรือวางแผนสมัครงานในสายงานการเงิน การธนาคารกับบริษัทที่ใช่ ก็สามารถเลือกหาได้ที่ JOBTOPGUN เว็บไซต์หางานที่มีงานอัปเดตใหม่ทุกวันจากบริษัทชั้นนำมากมาย ให้คุณได้งานจริงด้วย Super Resume ที่ให้คุณสร้าง Resume อย่างมืออาชีพ หางานสายอาชีพเลขานุการได้ที่นี่
