สายงานเลขานุการ
งานสายเลขานุการ งานเลขานุการเปรียบเสมือนมือขวาของเจ้านาย คอยติดตาม สนับสนุน อำนวยความสะดวกให้เจ้านาย ในบางครั้งอาจเป็นตัวแทนเจ้านายในการทำเรื่องต่าง ๆ และต้องมีบุคลิกและภาพลักษณ์ที่ดีเสมอ
ดูตำแหน่งงานเลขานุการทั้งหมดสายอาชีพเลขานุการ คืออะไร?
ตำแหน่งงานเลขานุการตำแหน่งเลขานุการมีหน้าที่ดูแลชีวิตประจำวันของเจ้านายให้เป็นไปตามกำหนดการงานในปฏิทิน พร้อมทั้งคอยอำนวยความสะดวกเจ้านายในบางเรื่อง เช่น การนัดหมาย การลงตารางงาน การเตรียมเอกสาร การแจ้งเตือนกำหนดการ เพื่อให้งานออกมาอย่างราบรื่นและรวดเร็ว
สายอาชีพย่อยของ เลขานุการ ทั้งหมด
ทักษะความสามารถที่ควรมีของ เลขานุการ
- 1เก่งในการประสานงานและติดตามงาน41.55%
- 2ทำงานภายใต้ความกดดันได้ดี26.86%
- 3ซื่อสัตย์สุจริต23.68%
- 4กระตือรือร้น23.27%
- 5ฉลาดมีไหวพริบ22.80%
- 6มีความรับผิดชอบสูง20.72%
- 7สามารถแยกแยะความสำคัญก่อนหลังได้ดี20.07%
- 8มีมนุษยสัมพันธ์ดี16.26%
- 9เก่งในการบริหารเวลา15.46%
- 10กล้าตัดสินใจ15.40%
รวมความเห็นจาก สายอาชีพเลขานุการ
ความเห็นเด่นจากสายงานเลขานุการ
สายงานเลขานุการเป็นยังไง
ลักษณะงานเลขานุการ 1. เบิกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าหนังสือพิมพ์ ค่าโทรศัพท์ ค่าเดินทาง 2. กรอกข้อมูลตารางนัดหมาย 3. เชิญประชุม จัดเตรียมเอกสารและข้อมูลในการประชุม บันทึกการประชุม จัดทำรายงานการประชุม 4. ค้นหาข้อมูลที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับงาน หาข่าวเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจขององค์กร 5. ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง 6. เก็บข้อมูลทางสถิติ รวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติ และนำเสนออย่างเป็นระบบให้เข้าใจง่าย 7. ทำงานตามที่ได้รับมอบหมายอื่น ๆ 8. จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบและเป็นระเบียบให้ง่ายต่อการสืบค้น
ข้อดี
สายงานเลขานุการทำให้ได้ใช้ความสามารถหลากหลายด้าน งานไม่จำเจซ้ำซากน่าเบื่อ ท้าทาย และได้ค้นคว้าหาประสบการณ์เพิ่มเติมความรู้ตลอดเวลา ทำให้ต้องกระตือรือร้น มีความสนุก เป็นงานที่กระฉับกระเฉง ได้พบปะผู้คนหลากหลายรูปแบบ
ข้อเสีย
ตำแหน่งงานเลขานุการขาดอิสระ ต้องคอยติดตามผู้บังคับบัญชา และบางครั้งอาจต้องทำงานอื่น ๆ นอกเหนือไปจากหน้าที่ตามเนื้องาน และถ้าใจไม่รักอาจทรมานที่ต้องคอยทำงานตามคำสั่งการของผู้บังคับบัญชา
ความรู้ที่ต้องใช้ของสายอาชีพสายงานเลขานุการ
1. Microsoft Office 2. สถิติเบื้องต้น 3. ความรู้ทั่วไปด้านสังคมศาสตร์ ภูมิศาสตร์ ประวัติศาสตร์ ปรัชญา 4. ภาษาต่างประเทศ อย่างน้อย 2-3 ภาษา (เช่น อังกฤษ จีน ลาว โปรตุเกส เกาหลี ญี่ปุ่น เยอรมัน) 5. ทักษะการติดต่อสื่อสาร การจับใจความ และการเขียนข่าว การประชาสัมพันธ์ 6. ควรมีความฉลาดทางอารมณ์และความฉลาดทางศีลธรรม ไม่หลงไปกับการถูกยั่วยุกิเลส ข้อเสนอที่ทุจริตผิดศีลธรรมและกฎหมาย 7. กฎหมายเบื้องต้น
ปัญหา
ทำงานผิดพลาด ลำดับความสำคัญของงานไม่เป็น ไม่รู้ว่าควรทำอะไรก่อนหลังเนื่องจากกรอบของระยะเวลาที่บีบบังคับและความสำคัญของงาน การไม่รู้จักกระจายงานให้ผู้อื่นทำ รับทำเองหมด ทำไม่ทัน ไม่กล้าเอ่ยปากขอความช่วยเหลือ ทำให้งานมีปัญหาล่าช้าไม่ทันการและเกิดความเสียหาย รวมถึงการใช้ระยะเวลากับชิ้นงานใดชิ้นงานหนึ่งนานเกินไปทำให้ไม่สามารถส่งออกเอกสารงานออกไปได้
คำแนะนำเพิ่มเติม
ความขยันและมุ่งมั่นยังไม่เพียงพอสำหรับงานสาย secretary เพราะต้องใช้ความอดทนสูงต่อผู้บังคับบัญชา และต้องใช้วาทศิลป์หรือศิลปะในการพูดสูง ต้องมีหลักจิตวิทยา ต้องรู้จักสังเกตน้ำเสียง กิริยา และท่าทางผู้อื่นว่าคิดอย่างไร ที่สำคัญต้องเก็บความรู้สึกตนเองเป็น ไม่แสดงกิริยาอาการไม่พอใจออกมาได้ ต้องทนรับคำสั่งได้ ดังนั้นต้องมีศีลธรรมประจำใจและเก็บความลับเป็น ไม่พูดมาก ไม่โอ้อวดหรือยกตนข่มผู้อื่น
งานที่ทำเป็นยังไง
ลักษณะงานเลขานุการจะเป็นด้านเอกสาร งานบริการ และงานตรวจสอบความถูกต้อง ซึ่งต้องมีความรอบคอบแม่นยำในเนื้องาน อาทิ กำหนดการทำงานของผู้บังคับบัญชา ต้องถูกต้องและแม่นยำ ซึ่งต้องมีความจำที่ดี มีไหวพริบ
ข้อดี
ฝ่ายเลขานุการมักทำงานด้านเอกสารได้ดี ชอบดูแล พบปะ และให้บริการผู้อื่น ใจเย็น มีทักษะในการเขียนและนำเสนอ งานธุรการเป็นงานที่มั่นคง ไม่ต้องเรียนจบตรงสายก็สามารถทำได้ มีประกาศรับสมัครแทบทุกปี
ข้อเสีย
สายงานเลขานุการค่าตอบแทนน้อย คู่แข่งขันเยอะ โอกาสเติบโตช้า มักไม่ค่อยมีโอกาสได้แสดงความคิดเห็นเพื่อปรับปรุงงาน
ความรู้ที่ต้องใช้ของสายอาชีพเลขานุการ
1. หลักภาษาไทย 2. การใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์ 3. ภาษาอังกฤษ (ด้วยก็ดี) 4. รักงานบริการ 5. การจัดลำดับความสำคัญของงาน
ปัญหา
ขาดความอดทนและความตั้งใจในการศึกษางานสายเลขานุการ เพราะอาจจะติดโซเชียล สิ่งที่ควรปรับปรุงคือเรียนรู้งานก่อน เมื่อศึกษางานจนเข้าใจหรือเรียนรู้ได้อย่างดีแล้วจะช่วยให้ผลงานออกมาดี เราก็จะมีเวลาผ่อนคลาย แม้จะเล่นโซเชียลก็ตาม
คำแนะนำเพิ่มเติม
ขอให้มีความตั้งใจจริงในการศึกษางาน เพราะงานสายอาชีพเลขานุการนี้ใช้ทักษะและไหวพริบค่อนข้างมากกว่าทฤษฎี
งานที่ทำเป็นยังไง
ลักษณะงานเลขานุการ คือ ช่วยดูแลเจ้านายในส่วนของบริเวณสถานที่ทำงานและอุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็น ต้องมีให้พร้อมใช้ ดูแลในส่วนของอาหารและเครื่องดื่มของเจ้านายและผู้บริหารท่านอื่น ๆ เมื่อมีการประชุม ดูแลจัดเตรียมงานเอกสาร ตารางนัดหมาย ประสานงานกับฝ่ายต่าง ๆ ภายในองค์กรและภายนอกองค์กร รับสายโทรศัพท์ เช็คและตอบอีเมล คัดกรองเรื่องราวก่อนนำเสนอเจ้านาย โดยเฉพาะเอกสารเสนอเซ็น จองโรงแรมหรือที่พัก จองตั๋วเครื่องบิน ยื่นเอกสารขอวีซ่า ต่ออายุพาสปอร์ต ฯลฯ
ข้อดี
งานสาย personal assistant ได้พบปะพูดคุยใกล้ชิดกับผู้บริหารระดับสูงบ่อย ๆ ได้เรียนรู้วิธีคิด วิถีชีวิตของเจ้านายเพื่อนำมาปรับใช้กับชีวิตเราได้ คนในองค์กรให้ความเคารพและเกรงใจ ได้แต่งกายภูมิฐาน เพราะเป็นภาพลักษณ์ของเจ้านายและองค์กร หลายครั้งได้ออกนอกสถานที่ติดตามนาย ฯลฯ
ข้อเสีย
บางครั้งเลขานุการต้องดูแลเรื่องส่วนตัวของครอบครัวเจ้านายด้วย และหากเจ้านายงานยุ่งมาก ๆ หาเวลาพูดคุยไม่ค่อยได้ ไม่รับสายไม่เช็คอีเมล จะทำให้งานที่รอนายอนุมัติหรือพิจารณาเป็นไปได้ช้ามาก หรือหากเราต้องเป็นผู้ทำงานแทนนายบ่อย ๆ อาจมีความเสี่ยงในการผิดพลาดได้ง่ายหรือไม่ถูกใจได้ หลายครั้งต้องมาก่อนเวลาทำงาน กลับหลังเจ้านาย หรือต้องมาทำงานนอกเวลา หรือทานข้าวหลังเจ้านายซึ่งอาจเลยเวลาพักไปมากแล้ว
ความรู้ที่ต้องใช้ของสายอาชีพเลขานุการ
เลขานุการต้องมีความรู้รอบตัว ข่าวสารปัจจุบัน การจดบันทึกระหว่างการประชุม การใช้อีเมล การใช้เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร สแกน โปรแกรม word, excel, powerpoint, outlook การชงเครื่องดื่ม การจัดเรียงเอกสารทั้ง hard copy และเอกสารในคอมพิวเตอร์ soft file ต้องมีจิตวิทยาในการประสานงานกับแต่ละแผนกแต่ละบุคคล
ปัญหา
มารยาทการเข้าสังคม การใช้คำภาษาไทยให้ถูกต้อง การแต่งกายให้สุภาพ
คำแนะนำเพิ่มเติม
เลขาส่วนตัวต้องปรับตัวให้เข้ากับเจ้านาย แม้ว่าจะไม่ถูกใจเราทั้งหมด ต้องค่อย ๆ เรียนรู้ในการทำงานร่วมกัน หากบริษัทรับเป็นพนักงานสัญญาจ้าง สวัสดิการอาจแตกต่างมากจากพนักงานประจำ ก็ให้ศึกษาให้ดีก่อนเข้าทำงาน
งานที่ทำเป็นยังไง
- คอยดูแลความเรียบร้อยของเอกสาร และประสานงานกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องให้เกิดความราบรื่นและประสบความสำเร็จ เพื่อความสำเร็จของผู้บริหารและบริษัทของเรา
- รับ-ส่งเอกสารภายในบริษัท, จัดเก็บเอกสารต่างๆ ให้แข้าแฟ้มตามหมวดหมู่เพื่อสะดวกในการหาเอกสารในภายหลัง, จัดตารางและเตรียมจองห้องประชุม,ดูและอุปกรณ์สำนักงานของแผนกหรือโครงการ, ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง, สามารถเป็นตัวแทนเจ้านายในการติดต่อกับลูกค้าในเบื้องต้นได้ในกรณีฉุกเฉิน
ข้อดี
ได้พัฒนาความสามารถของตนเองอยู่เสมอ ได้ใช้ความคิดแก้ไขปัญหาตลอดเวลา
ข้อเสีย
ทุ่มเทกับงานมากเกินไป ทำให้สุขภาพแย่
ความรู้ที่ต้องใช้ของสายอาชีพเลขานุการ
วิธีการติดต่อประสานงานกับหน่วยงานอื่นๆ มีมนุษยสัมพันธ์ดี มีมารยาททางสังคม
ปัญหา
มารยาททางสังคม, ไม่ค่อยรับฟังความคิดเห็น ชอบแย้งทุกครั้งเมื่อบุคคลอื่นพูด หรือเสนอความคิดเห็น, ไม่รอบคอบ ไม่อดทน ใจร้อน ไม่ซื่อสัตย์ ขาดมนุษยสัมพันธ์ที่ดี ขาดความรับผิดชอบ ชอบนินทาและสอดรู้
คำแนะนำเพิ่มเติม
ควรพัฒนาภาษาต่างประเทศเพิ่มเติม และต้องมีความซื่อสัตย์ต่องานที่รับผิดชอบ
งานที่ทำเป็นยังไง
บันทึกรายงานการประชุม ออกประกาศ คำสั่งต่างๆ ติดตามความคืบหน้างานต่างๆ
ประสานงานด้านต่างๆ
ข้อดี
รู้สึกถึงความไว้วางใจ
ข้อเสีย
ขาดความเป็นส่วนตัว
ความรู้ที่ต้องใช้ของสายอาชีพเลขานุการ
เรื่อง กฎหมายในชีวิตประจำวัน
หน่วยงานราชการ รัฐวิสาหกิจต่างๆ หรือที่เกี่ยวข้อง
ปัญหา
ควรเรียนรู้เพิ่มเติมในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับบริษัท
คำแนะนำเพิ่มเติม
ควรทำงานอย่างตั้งใจ และใจรักในงาน งานทุกอย่างจะประสบความสำเร็จ
งานที่ทำเป็นยังไง
- จัดตารางเวลานัดหมายให้นาย
- เตรียมการเดินทางทั้งในประเทศและต่างประเทศ
- Screen โทรศัพท์ที่ต้องการติดต่อกับนาย
- เตรียมห้องประชุมและจดบันทึกการประชุม
ข้อดี
ได้รับความไว้วางใจจากนายและได้รับความเกรงใจจากเพื่อนร่วมงาน
ข้อเสีย
ไม่มีความก้าวหน้าในสายอาชีพ
ความรู้ที่ต้องใช้ของสายอาชีพเลขานุการ
ถ้าทำงานกับชาวต่างชาติ ต้องมีความสามารถทางภาษาอังกฤษอยู่ในเกณฑ์ดีและมีความชำนาญการใช้คอมพิวเตอร์เป็นอย่างดี
ปัญหา
ความอดทน อดกลั้น ในการทำงานและการตรงต่อเวลา
คำแนะนำเพิ่มเติม
ต้องเป็นคนที่มีใจรักการบริการด้วย ถึงจะhappy ในงาน
ไม่ว่าจะเป็นการมองหางานในตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับเด็กจบใหม่ หรือวางแผนสมัครงานในสายงานการเงิน การธนาคารกับบริษัทที่ใช่ ก็สามารถเลือกหาได้ที่ JOBTOPGUN เว็บไซต์หางานที่มีงานอัปเดตใหม่ทุกวันจากบริษัทชั้นนำมากมาย ให้คุณได้งานจริงด้วย Super Resume ที่ให้คุณสร้าง Resume อย่างมืออาชีพ หางานสายอาชีพเลขานุการได้ที่นี่
