งาน ธุรการทั่วไป/ อื่น ๆ ธุรการ มีหน้าที่เป็นตัวกลางส่งและรับสาร คอยจัดเก็บและจัดเตรียมเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแผนกของตน ทั้งในรูปแบบอีเมลและจดหมาย รวมไปถึงการประสานงานทั่วไปกับแผนกต่าง ๆ ในองค์กร และหน่วยงานนอกองค์กร เนื่องจากงานสายธุรการมีขอบเขตงานที่ค่อนข้างกว้าง ผู้ที่ทำงานสายนี้จึงต้องมีความคล่องแคล่ว คล่องตัว ละเอียดรอบคอบ มีมนุษยสัมพันธ์ดี มีทักษะการสื่อสาร ประสานงาน
ฝ่ายงานธุรการ Support ทุกหน่วยงานในเรื่อง เป็นศูนย์รวมในการเก็บเอกสารสำคัญของบริษัท หากหน่วยงานใดต้องการก็จะประสานงานในการจัดเตรียมให้ ติดต่อประสานงานในส่วนงานธุรการที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานราชการ เช่น การต่อภาษีโรงเรือน ภาษีป้าย ใบอนุญาตประกอบกิจการต่าง ๆ ฯลฯ จัดซื้อจัดหาตามที่แต่ละหน่วยงานแจ้งความต้องการมา บันทึกประชุมในส่วนงานของสำนักกรรมการผู้จัดการ ดูแลเรื่องประกันภัยรถผู้บริหารและรถใช้งานของบริษัท จิปาถะ เป็นต้น
งานสายธุรการมีความรู้หลากหลาย ทั้งประสบการณ์และทักษะ ถ้าเก็บเกี่ยวจากงานแต่ละงานเป็น
เหนื่อย จุกจิก ไม่มีผลงานโดดเด่นชัดเจนจนอาจดูเหมือนไม่มีผลงาน อยู่ที่มุมมอง ถ้ามองว่าทุกอย่างทำให้มีความรู้ ประสบการณ์ ทักษะมากขึ้น ก็จะสนุกกับการทำงาน เพราะมีเรื่องต่าง ๆ หลากหลายให้ทำ
ต้องมีใจรักก่อน พื้นฐานต้องมีความละเอียด รอบคอบถี่ถ้วน ความรู้เป็นเรื่องที่พัฒนาได้ สำคัญที่สนใจจะเรียนรู้หรือเปล่า
ส่วนใหญ่ไม่อดทนในการทำงาน ขาดความรอบคอบตามประสาเด็กจบใหม่ แต่ถ้ามีความตั้งใจจะเรียนรู้ พร้อมที่จะพัฒนาเพื่อเป็นประโยชน์ในการทำงานในอนาคตของเขาเอง แม้ในระยะยาวอาจจะไม่อยู่กับเราก็ตามแต่ก็พร้อมจะให้คำแนะนำ เพราะเราให้ก็เท่ากับเราทบทวนตัวเองด้วย
ไม่มีคำแนะนำ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับสถานที่ บุคคล และความต้องการที่แตกต่างกัน
ลักษณะงานสายธุรการงานทั่วไป ทั้งงานเอกสาร การจัดการ ประสานงานเตรียมพร้อมสำหรับการประชุม การอบรมให้ความรู้ รวมทั้งการใช้งานและดูแลคอมพิวเตอร์และเครื่องใช้สำนักงานต่าง ๆ
ได้ใช้ความสามารถแทบจะทั้งหมดที่มี ทั้งที่ได้จากการศึกษาและความสามารถส่วนบุคคล
ลักษณะงานธุรการค่อนข้างเป็นรูปแบบงานที่ไม่ระบุจำเพาะเจาะจง ไม่ชัดเจนในหน้าที่บางอย่าง บางครั้งก็สร้างความสับสนได้ง่าย ๆ ไม่สามารถจัดสรรเวลาในการทำงานได้เป็นระบบ มีงานที่แตกต่างในแต่ละวันมากเกินไป
ฝ่ายงานธุรการควรมีความรู้เรื่องการใช้งานพื้นฐานคอมพิวเตอร์ทั่วไป รวมทั้งการดูแลอุปกรณ์ด้วย การใช้ Software ต่าง ๆ ให้เชี่ยวชาญ การพูด การเขียน การอ่าน ภาษาไทยและอังกฤษ การวิเคราะห์ในงานที่ได้รับมอบหมาย ต้องตามทันเหตุการณ์ปัจจุบัน การร่างโต้ตอบจดหมาย บันทึกการประชุม รายงานต่าง ๆ
สำหรับเด็กจบใหม่ มักจะขาดความรอบคอบ ความใฝ่รู้ และการตัดสินที่จะปฏิบัติ บางคนก็ไม่กล้าถามตรง ๆ เก็บไว้จนเวลาล่วงเลย ทำให้งานนั้นเสียหาย สิ่งที่ควรปรับปรุงคือการสนใจในงานแบบจริงจัง ตั้งใจทำ มุ่งมั่นที่จะทำงานให้สำเร็จ มีการปฏิเสธที่จะทำโดยมีข้ออ้างว่าไม่รู้ ทำไม่เป็น ยากเกินไป
อดทนค่ะ งานสายอาชีพธุรการนี้ต้องอดทนมาก เพราะคุณจะต้องทำงานร่วมกับคนอื่น ๆ หลายตำแหน่งตั้งแต่ผู้บริหารจนถึงแม่บ้าน และยังต้องมีไหวพริบกับทุก ๆ เรื่องด้วย แนะนำให้ออกกำลังสม่ำเสมอ นอนหลับให้เพียงพอค่ะ อันนี้ช่วยให้ระบบประสาทของคุณแข็งแรงพอที่จะอดทนกับงานธุรการที่ทำได้แน่นอนค่ะ
ดูแลบริหารงานธุรการสำนักงาน
ต้องใจเย็น เป็นงานบริการ
ต้องแก้ปัญหาต่างๆที่เข้ามาตลอดเวลา
แล้วแต่จุดงานที่ไปอยู่ ว่าอยู่ในสายงานไหน ซึ่งควรต้องมีความรู้ในสายงานนั้นบ้างพอสมควร
ต้องอดทนและสู้กับปัญหาที่จะเจอ
สายงานธุรการ เป็นสายงานที่ต้อง Support การทำงานในหลายๆด้าน จึงต้องใจเย็น ทำงานด้วยสติ แก้ปัญหาต่างๆที่เข้ามา
- ควบคุมเอกสาร และ แจกจ่ายเอกสารให้ทางหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- ทำสรุปขาดลามาสายพนักงาน
- คิดค่าแรง โอทีพนักงาน
- จัดฝึกอบรมให้กับพนักงานเข้าใหม่และอบรมทบทวนประจำปีสำหรับพนักงานเก่า
- ติดต่อหน่วยงานภายนอก เช่น ประกันสังคม,เทศบาล,กรมสวัสดิการ
ได้รู้ถึงปัญหาของแต่ละบุคคล
ถ้าทำอะไรไม่ถูกใจพนักงาน หรือพนักงานไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ จะทำงานลำบาก
- บริหารจัดการ
- จิตวิทยา
เน้นทฤษฏีมากกว่าภาคปฏิบัติ
ต้องเข้าอกเข้าใจเพื่อนร่วมงาน
งานธุรการเป็นงานที่ต้องใช้จินตาการในการคิดงานอย่างสร้างสรรค์ ใช้ความรอบคอบ และคิดไวทำไว เพื่อตอบสนองให้กับการเสนองานของแต่ละหน่วยงาน หมายถึงธุรการคือศูนย์กลางของบริษัทหรือหน่วยงานนั้นๆ
ทำให้เป็นคนมีระเบียบวินัย มีความคิดที่รอบคอบ ฝึกภาษาไปในตัว
งานธุรการไม่เหมือนงานแพทย์ วิศวะ นักออกแบบ หรือเป็นระดับผู้อำนวยการ เป็นชื่อที่ในวงการทำงานไม่เห็นความสำคัญมากนัก คนจะมองผ่านไปที่จุดสำเร็จเลย ทำให้คนทำงานในด้านธุรการไม่ค่อยจะภูมิใจ
ภาษา การจัดการระบบเอกสาร คอมพิวเตอร์ทุกแขนง (มีความจำเป็นมาก)
เด็กสมัยนี้บอกเลย ว่าไม่อดทน ไม่ตรงเวลา ไม่สามารถแก้ปัญหา รอขอความช่วยเหลือ ติดโทรศัพท์ ก็ต้องแก้ไขทั้งหมดนี้ ยากต้องใช้เวลาเปลี่ยนพฤติกรรม
ก็อยากให้ภูมิใจในงานที่ตัวเองทำ คำว่าธุรการอาจจะไม่เด่นเท่าสายอาชีพอื่นๆ แต่ก็เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้งานสำเร็จได้
1. บันทึกข้อมูลประวัติการรับสมัครของพนักใหม่
2. จัดเรียบเรียงข้อมูลเสนอต่อผู้บังคับบัญชา
3. จัดทำสวัสดิการและประกันสังคมให้กับพนักงาน
4. จัดทำบัตรประกันกลุ่มสุขภาพถ้วนหน้า
5. อบรมพนักงานใหม่
เป็นสายงานที่ต้องมีความรับผิดชอบสูง
บางอย่างอาจจะตอบคำถามให้ผู้ถามไม่ได้
1. สวัสดิการของบริษัท
2. ประกันกลุ่มของบริษัท
3. ประกันสังคมของบริษัท
4. ประวัติพนักงานของบริษัท
ไม่ค่อยเข้าใจและยังไม่เข้าถึงกับระบบของบริษัท
ต้องรักในสิ่งที่กำลังทำและก้าวไปด้วยความมั่นคง
ไม่ว่าจะเป็นการมองหางานในตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับเด็กจบใหม่ หรือวางแผนสมัครงานในสายงานการเงิน การธนาคารกับบริษัทที่ใช่ ก็สามารถเลือกหาได้ที่ JOBTOPGUN เว็บไซต์หางานที่มีงานอัปเดตใหม่ทุกวันจากบริษัทชั้นนำมากมาย ให้คุณได้งานจริงด้วย Super Resume ที่ให้คุณสร้าง Resume อย่างมืออาชีพ หางานสายอาชีพธุรการได้ที่นี่
